การบริหารโครงการ เป็นความรู้และขั้นตอนดำเนินงานในส่วนของการวางแผน การจัดการ การบริหารทรัพยากร เพื่อทำให้โครงการแล้วเสร็จตามเป้าหมายได้ถูกต้องตามที่วางแผนไว้ การวางแผนและการบริหารทรัพยากรใดๆทั้งตัวมนุษย์และในเรื่องของงาน โดยคาดคะเนทิศทางของโครงการตั้งแต่วันเริ่มต้นจนถึงวันเสร็จงาน รวมถึงการกำหนดช่วงเวลาในการปฏิบัติงานที่จะทำให้งานออกมามีประสิทธิภาพ และสามารถที่จะประมาณราคาของโครงการได้ การบริหารโครงการมีหัวใจสำคัญคือการบริหารความสัมพันธ์ระหว่าง เวลา ราคา และคุณภาพ ในทรัพยากรที่กำหนดเพื่อให้ได้เป้าหมายตามต้องการ
ในแต่ละโครงการจะมีเป้าหมายที่ชัดเจน และมีการระบุวันเริ่มและวันสิ้นสุดงาน ซึ่งจุดนี้จะมีลักษณะที่แตกต่างจากการทำงานธุรกิจทั่วไป ที่มีลักษณะงานที่มีรูปแบบการทำงานแน่นอน และมีการทำงานซ้ำเพื่อให้ได้ผลิตภัณฑ์หรือสินค้าตามต้องการ ในทางวิชาชีพการบริหารงานในส่วนของโครงการ และการบริหารงานในส่วนของธุรกิจทั่วไปจะมีลักษณะเฉพาะตัวแตกต่างกันรวมไปถึง ความรู้ทางด้านเทคนิคที่แยกแตกต่างกันออกไป
ความท้าทายของการบริหารโครงการคือการเข้าถึงเป้าหมายได้ทั้งหมดตามที่ กำหนดไว้ ขณะที่ยังคงบริหารข้อจำกัดและทรัพยากรที่มี ข้อจำกัดทั่วไปในการบริหารโครงการได้แก่ ขอบเขตงาน เวลา เงินทุน และข้อจำกัดต่อมาคือ การจัดสรรทรัพยากร การประยุกต์และนำทรัพยากรที่มีทำให้เกิดประโยชน์สูงสุดได้ตามเป้าหมาย
ในปัจจุบันการบริหารจัดการเน้นไปที่การบริหารแบบโครงการ (Project Management) โดยได้ดำเนินการกำหนดโครงการต่างๆ เพื่อเป็นส่วนหนึ่งในการสร้างผลสัมฤทธิ์ให้เกิดแก่องค์กร การบริหารโครงการจึงถือเป็นความสำคัญประการหนึ่งที่ถูกละเลยมิได้และจำเป็น อย่างยิ่งที่จะต้องมีการเพิ่มทักษะและความรู้ให้แก่บุคลากรขององค์กรไม่ว่า จะเป็นระดับปฏิบัติการไปจนถึงระดับบริหารอยู่เสมอ
ในปัจจุบันบุคลากรองค์กรจำนวนมากเรียนรู้วิธีการบริหารโครงการจากการ ทดลองปฏิบัติงานจริง แต่ต้องไม่ลืมว่าการบริหารโครงการควรคำนึงว่าจะต้องใช้งบประมาณควบคู่กันไป ด้วย หากเกิดความผิดพลาดขึ้นจะทำให้เสียงบประมาณเป็นจำนวนมาก ดังนั้น การรู้เทคนิคในการบริหารโครงการจะช่วยลดการสูญเสียงบประมาณโดยไม่จำเป็นตาม ไปด้วย ผู้เขียนจึงขอนำเสนอวิธีการบริหารโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ โดยมีขั้นตอนทั้งหมด 8 ขั้นตอน
1. การทำความรู้จักกับโครงการ ขั้นตอนในการกำหนดโครงการมีทั้งหมด 4 ขั้นตอนตามลำดับ ได้แก่ กำหนดขอบเขตของโครงการ การวางแผนปฏิบัติ วิธีการนำไปสู่การปฏิบัติ และการทำให้โครงการประสบความสำเร็จ
ในแต่ละโครงการจะต้องมีการกำหนดแผนและกิจกรรมย่อย ๆ เป็นส่วนประกอบ ผู้ปฏิบัติจึงจำเป็นต้องรู้จักวิธีการจัดการกิจกรรมย่อยให้เสร็จตามเวลา เพื่อให้แผนบรรลุ ผลสัมฤทธิ์ตามเวลาที่กำหนด นอกจากนั้น ความเปลี่ยนแปลงในระหว่างที่โครงการกำลังดำเนินอยู่ เช่น งบประมาณ บุคลากรและกระบวนการการทำงานก็ถือเป็นอุปสรรคสำคัญและอาจเกิดขึ้นได้ระหว่าง การจัดการโครงการ ดังนั้น คุณสมบัติของผู้บริหารโครงการประการหนึ่งคือความสามารถในการบริหารความ เปลี่ยนแปลง
2. ค้นหาความต้องการของลูกค้า ในขั้นตอนของการกำหนดขอบเขตของโครงการ ผู้บริหารโครงการจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องคำนึงถึงเวลา ค่าใช้จ่ายและคุณภาพของงานที่ลูกค้าสามารถรับได้ โดยต้องไม่ลืมคำนึงว่าในแต่ละโครงการมีส่วนประกอบสำคัญ 3 ส่วนที่จะนำไปสู่ความสำเร็จ ได้แก่ เวลาค่าใช้จ่ายและคุณภาพของงาน ซึ่งส่วนประกอบทั้ง 3 ส่วนจัดว่ามีความสำคัญเป็นอย่างยิ่งแต่ความเป็นจริงหากพิจารณาถึงความคิดของ ลูกค้าแล้วทั้ง 3 ส่วนอาจไม่จำเป็นต้องมีความสำคัญเท่ากันทั้งหมด ตัวอย่างเช่น หากผู้บริหารโครงการกำลังดำเนินโครงการเรื่องการอบรมด้านความปลอดภัยในโรง งาน ผู้บริหารโครงการอาจสอบถามลูกค้าได้ว่า หากต้องการให้บรรลุเป้าหมายอย่างแท้จริงก็จำเป็นจะต้องเพิ่มงบประมาณใน โครงการนี้ ดังนั้น ส่วนประกอบด้านงบประมาณมีความสำคัญเป็นอย่างมาก ดังนั้น การค้นหาความต้องการที่แท้จริงของลูกค้าในช่วงการเจรจาโครงการจึงมีความ สำคัญที่ผู้บริหารโครงการจำเป็นต้องคำนึงถึง
3. การวางแผนโครงการ เป็นสิ่งสำคัญ แต่ที่สำคัญมากกว่านั้นคือเมื่อนำแผนไปสู่การปฏิบัติแล้วแผนนั้นก็อาจมีความ เปลี่ยนแปลงได้เสมอ ดังนั้น การวางแผนโครงการจึงไม่จำเป็นต้องรีบเร่งแต่ต้องคำนึงถึงความเป็นไปได้ในการ นำแผนไปสู่การปฏิบัติ ซึ่งเทคนิคที่อาจช่วยในการวางแผน ประกอบด้วยคำถามเหล่านี้ เช่น ในแผนนั้นมีกิจกรรมอะไรบ้างที่ต้องทำ ในแต่ละกิจกรรมจะต้องใช้ระยะเวลานานเท่าใด จะต้องทำอะไรบ้าง จะต้องเตรียมการอะไรล่วงหน้าก่อนที่จะเริ่มดำเนินกิจกรรมนั้นๆ ต้องใช้ทรัพยากรที่จำเป็นอะไรบ้าง และต้องใช้งบประมาณจำนวนเท่าใด
4. การตรวจสอบการดำเนินการตามแผนอย่างต่อเนื่อง ในการดำเนินกิจกรรมแต่ละครั้ง จะต้องถามตัวเองอยู่เสมอว่า อะไรคือความเสี่ยงในแต่ละกิจกรรม หากเกิดข้อผิดพลาดขึ้นจะทำอย่างไร และอะไรจะเกิดขึ้นตามมา ดังนั้นการประเมินความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้นระหว่างการดำเนินกิจกรรมจึง เป็นสิ่งสำคัญ เพื่อป้องกันความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นในระหว่างการดำเนินกิจกรรม เช่น หากดำเนินกิจกรรมหนึ่งแต่ไม่สามารถทำให้สำเร็จตามระยะเวลาที่กำหนดได้ซึ่ง อาจเกิดขึ้นจากอุปสรรคบางประการเกี่ยวกับกำลังคน นักบริหารโครงการก็จำเป็นต้องวางแผนกำลังคนสำรองไว้ล่วงหน้าเพื่อไม่ให้เกิด การขาดแคลนกำลังคน
5. การให้สมาชิกในทีมมีส่วนร่วม การมีส่วนร่วมจะก่อให้เกิดพันธะสัญญาของสมาชิกในทีมที่จะดำเนินโครงการให้ สำเร็จได้ ดังนั้น ผู้บริหารโครงการจึงจำเป็นต้องกระตุ้นให้สมาชิกในโครงการมีส่วนร่วมใน กิจกรรมต่างๆ เช่น การวางแผนโครงการ ผู้บริหารโครงการอาจแยกออกเป็นแผนย่อยๆ และแบ่งให้สมาชิกในทีมมีส่วนร่วมในการวางแผนแต่ละส่วน ไม่ว่าจะเป็นการกำหนดกิจกรรมต่างๆ ในแต่ละแผนย่อย การกำหนดทรัพยากรที่จำเป็นต้องใช้ในกิจกรรมต่างๆ และหาแหล่งทรัพยากรที่จำเป็นต้องใช้มาจากไหน
6. ให้ความจริงจังกับการปฏิบัติตามแผน หากผู้บริหารโครงการไม่ได้มีการควบคุมอย่างเคร่งครัด อาจเกิดปัญหาตามมาเกี่ยวกับ เวลา งบประมาณและคุณภาพของแผนได้ ดังนั้น ผู้บริหารโครงการควรมีการนัดประชุมเพื่อตรวจสอบการดำเนินการตามแผนเสมอ พยายามกระตุ้น หรือหาแรงจูงใจให้สมาชิกในทีมเกิดความตื่นตัวและพร้อมที่จะแก้ปัญหาที่อาจ เกิดขึ้นในระหว่างที่กำลังดำเนินการตามแผน หากสมาชิกในทีมไม่สามารถจะแก้ปัญหาได้ ผู้บริหารโครงการก็ควรสนับสนุนให้สมาชิกเหล่านั้นถามถึงแนวทางในการแก้ปัญหา เพื่อป้องกันไม่ให้กิจกรรม แผน หรือโครงการเกิดความเสียหายหรือไม่เป็นไปตามเวลาที่กำหนดโดยไม่จำเป็นได้
7. ควบคุมการดำเนินโครงการอย่างเคร่งครัด ผู้บริหารโครงการควรทำความตกลงกับสมาชิกในทีมให้ชัดเจนว่าเมื่อได้ดำเนิน กิจกรรมต่าง ๆ แล้ว ก็ไม่อาจเปลี่ยนแปลงกระบวนการต่างๆ ที่ได้วางเอาไว้ได้ นอกเสียจากว่าสมาชิกในทีมจะนำปัญหามาถกเถียง และเมื่อผู้บริหารโครงการเห็นชอบ ก็อาจมีการเปลี่ยนแปลงได้ ตัวอย่างเช่น เมื่อดำเนินการตามกิจกรรมที่ได้วางไว้แล้ว สมาชิกอาจควบคุมให้กิจกรรมสำเร็จตามเวลาที่กำหนดได้ หรือกิจกรรมนั้นอาจใช้เวลามากเกินกว่าที่ได้กำหนดเอาไว้ นอกจากนั้น สมาชิกก็ควรประเมินว่าปัญหาเช่นนี้จะหาวิธีการป้องกันอย่างไร ดังนั้น ความสามารถในการควบคุมการดำเนินโครงการจึงถือเป็นสิ่งสำคัญ
8. การทำให้โครงการสำเร็จอย่างมืออาชีพ กุญแจที่สำคัญที่สุดของผู้บริหารโครงการคือจะต้องสร้างความแน่ใจให้ได้ว่า ลูกค้าเกิดความพึงพอใจกับผลลัพธ์ที่เกิดจากการดำเนินโครงการ ผู้บริหารโครงการที่มีประสิทธิภาพจะต้องสามารถประเมินโครงการเป็นระยะๆ อยู่เสมอ เพื่อสร้างความเชื่อมั่นว่าโครงการดำเนินไปตามความต้องการของลูกค้า นอกจากนี้ การตรวจสอบและการประเมินโครงการยังช่วยทำให้ทราบถึงปัญหาที่เกิดขึ้นกับ โครงการและความพยายามที่จะทำให้โครงการประสบผลสำเร็จของสมาชิกในทีม การให้กำลังใจและการชื่นชมสมาชิกในทีมถือเป็นสิ่งสำคัญเนื่องจากเป็น แรงกระตุ้น แต่การตรวจสอบและประเมินผลสมาชิกในทีมก็ถือว่าเป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน เพราะผู้บริหารโครงการจะต้องไม่ลืมว่า ความพึงพอใจของลูกค้า คือความสำเร็จของการบริหารโครงการแบบมืออาชีพ
การบริหารโครงการ
ขอบคุณภาพจาก http://info.netcenter.net/Blog/bid/310607/Enhancing-the-Customer-Experience-with-Project-Management